6 passos para uma mudança de escritório

Um dos processos mais árduos para um negócio é mudar de endereço. Transferir o escritório ou a sede da empresa exige planejamento, gera dúvidas e aumenta a preocupação por um período. É comum encarar algumas dificuldades enquanto está organizando a mudança de local.

Ao mesmo tempo, essa é uma etapa importante para o crescimento do empreendimento. Ao ocupar um imóvel que se encaixa nas exigências, o desenvolvimento pode acontecer de forma completa.

Para encarar esse cenário, veja como organizar a mudança e ter sucesso em todo o processo.

1. Inicie organizando a mudança com um imóvel adequado às exigências

Não há outra saída: o primeiro passo para evitar dores de cabeça é acertar na escolha do imóvel. Afinal, não adianta fazer toda a alteração de local para, no final, descobrir que o espaço não atende às necessidades principais.

Para começar, pense na localização. Em Belo Horizonte, um imóvel comercial na Savassi é uma ótima escolha para empreendimentos que desejam aproveitar a movimentação da área. Dependendo do negócio, um que seja perto das casas da região da Lagoa também é uma alternativa.

O importante é pensar no público que deve ser atraído, nos competidores no entorno e na facilidade de acesso para parceiros, funcionários e consumidores. Só com isso já dá para diminuir o raio de procura.

Depois, pense em todos os aspectos do imóvel: dimensões, facilidades do prédio ou da loja e até o preço devem entrar na jogada. A intenção é encontrar um imóvel dentro das finanças do empreendimento, mas que ofereça todo o conforto, segurança e boa experiência.

2. Faça um planejamento robusto

Conseguiu o imóvel? Então, agora é a hora de elaborar um planejamento bem completo e que sirva como um “mapa” para o que deve ser feito. É indispensável se antecipar para ter a certeza de que tudo sairá conforme o esperado.

Pense, por exemplo, na relevância de transferir as contas, de atualizar o endereço no site ou de imprimir novos cartões e flyers. Pondere, também, a necessidade de ativar serviços fundamentais, como de telefonia, internet e energia elétrica em nome da empresa.

Coloque no papel todas as etapas que devem ser cumpridas nos dois imóveis — tanto no novo, como no antigo. Isso ajuda a não esquecer nenhuma pendência e evita dores de cabeça quando ocorrer a conclusão.

3. Defina a data e comunique as partes interessadas

A partir do planejamento, determine uma data para concluir toda essa fase. Estabelecer isso no cronograma ajuda a dar aquela motivação extra para finalizar a mudança. Além disso, é uma forma de “assentar” o planejamento e garantir que tudo saia conforme o esperado.

Se o imóvel for adequado e a imobiliária escolhida for de confiança, é possível negociar boas condições para a etapa. Assim, não é preciso correr e nem esperar demais para aproveitar o novo local.

Além de tudo, é fundamental comunicar essa mudança para os principais interessados. Stakeholders (como os acionistas), parceiros de negócio (como os fornecedores) e os clientes devem ser informados, com antecedência, sobre a data. Vale enviar e-mails e entrar em contato para que ninguém tenha dúvidas de onde será o novo ponto de atuação.

Nesse momento, aproveite para explicar os motivos da troca. Demonstrar que o local é adequado e apto ao crescimento do negócio ajuda a tornar a etapa ainda melhor.

4. Divida as tarefas entre as equipes

Descentralizar as obrigações é um dos pontos mais relevantes. Quem está organizando a mudança do escritório sabe que é difícil dar conta de tudo de uma só vez — e as chances de falhas são enormes.

Para evitar esse cenário, o melhor é dividir as obrigações entre as equipes. Forme pequenos grupos de trabalhos e dê missões específicas a cada um. Também é possível fazer com que cada setor se torne responsável por realizar a própria transferência, como ao guardar materiais e documentos.

Contar com a colaboração de todos é crucial para que a etapa seja a menos traumática possível. Desse modo, fica mais simples controlar as fases e garantir que tudo ocorra conforme o esperado.

5. Separe e doe o que não é mais importante para você

Nos momentos finais, antes de seguir para o novo e adequado ponto comercial em BH, é preciso dar uma geral em todos os elementos. Nos documentos, por exemplo, aproveite para verificar quais já podem ser descartados por passarem da “validade” obrigatória por lei.

Em relação ao almoxarifado, veja quais são os objetos que já não têm mais serventia ou que não fazem sentido no novo espaço. Cadeiras e mesas antigas, por exemplo, podem ser doadas para instituições que necessitam. Se houver uma troca de componentes eletrônicas, vale a mesma medida.

O restante deve ser separado conforme o setor e disposto em elementos de armazenamento. É possível utilizar caixas de mudança ou mesmo recorrer a um ambiente de estoque, como um galpão, enquanto o processo não se concretiza.

6. Deixe os itens indispensáveis por último

O passo final consiste em separar os elementos considerados indispensáveis para a operação do negócio. Os computadores, por exemplo, podem ser os equipamentos mais importantes para que tudo continue a rodar. Nesse caso, eles devem ser transportados por último.

Deixar o que é relevante para o final é essencial, primeiramente, para diminuir o tempo de parada e perda de produtividade. Quem está organizando a mudança do escritório sabe que é difícil manter a rotina e isso pode afetar os resultados. Com a operação em funcionamento, mesmo que parcialmente, dá para otimizar o desempenho.

Além de tudo, os itens que ficam por último também são os mais fáceis de encontrar e já colocar em uso. Ao somar isso à presença no imóvel adequado para as necessidades, o desempenho é o principal favorecido.

Conclusão

Para quem estiver organizando a mudança de escritório, seguir essas dicas são fundamentais. Com tais passos, fica fácil se instalar no imóvel adequado, e favorece o crescimento do negócio.

Para achar o novo endereço ideal, nada melhor do que receber uma ajuda extra. Por isso, aproveite e descubra onde encontrar imóveis comerciais à venda em BH.